PERAN PERENCANAAN STRATEGIS DALAM ORGANISASI PUBLIK DAN NIRLABA
A. Latar Belakang
Kita dapat membagi kelompok masyarakat dalam tiga golongan besar: negara (state), pasar (market) dan masyarakat sipil (civil society). Masing-masing golongan memiliki visi tentang masa depan masyarakat (kehidupan) sesuai dengan nilai yang dianutnya. Dari ketiga kelompok di atas negara dan pasar memainkan peranan yang relatif dominan dalam menentukan masa depan masyarakat, sementara kelompok ketiga kurang dominan. Faktor yang menentukan adalah kemampuan dalam merumuskan visi dan misi yang dimilikinya, atau kemampuan menyusun perencanaan strategis (strategic planning).
Perencanaan strategis, perkembangan sekarang ini telah menjadi mode dalam perencanaan, tidak hanya pada dunia militer (sebagai pengguna pemula), akan tetapi telah dipakai oleh para pelaku bisnis dan pemerintahan. Tidak kalah pentingnya bagi organisasi sosial, keagamaan dan lembaga swadaya masyarakat, perencanaan strategis juga akan sangat bermanfaat dalam upaya memainkan peran dan memberikan kontribusi bagi penentuan masa depan masyarakat.
Strategis berasal dari kata Yunani strategos, yang berarti “general set of maneuvers carried out to overcome a enemy during combat”. Penerapan perencanaan strategis pada dunia bisnis dan pemerintahan, didasari atas adanya tuntutun bagi setiap organisasi untuk memelihara agar tetap berada pada posisi yang strategis di tengah situasi lingkungan yang terus-menerus berubah dan penuh dengan ketidakpastian. Kemampuan membaca peluang dan memahami ancaman eksternal, serta mengetahui kekuatan dan kelemahan internal merupakan prasarat bagi setiap organisasi dalam menjaga posisi strategisnya agar tetap eksis dan terus berkembang merespon tuntutan kebutuhan yang ada.
Jika pada perencanaan paradigma lama (perencanaan jangka panjang) suatu organisasi akan berangkat dari penetapan tujuan jangka panjang, dan berdasar tujuan tersebut segenap daya dikelola untuk mencapainya, maka dalam perencanaan strategis memiliki logika yang berbeda. Dalam perencanaan strategis kita berangkat dari mandat, misi dan nilai-nilai yang menjadi dasar organisasi untuk berkembang dan menentukan visi organisasi di masa depan.
Lembaga pendidikan, terlebih lembaga pendidikan menengah kejuruan, yang bertugas menyelenggarakan pendidikan kejuruan dalam rangka menghasilkan tamatan yang siap kerja pada suatu bidang keahlian tertentu, dituntut untuk secara terus menerus mengikuti tuntutan kebutuhan yang terus berkembang dan berubah, yang berkaitan dengan ketenagakerjaan. Artinya lembaga pendidikan menengah kejuruan relatif lebih dinamis dan diversifikatif dibanding pendidikan menengah umum. Oleh karenanya para pengelola pendidikan menengah kejuruan harus cerdas, proaktif, responsive, adaptif dan produktif.
A. Peran Perencanaan Strategis
Apakah yang dimaksud dengan perencanaan strategis? Olsen dan Eadie (1982, hal 4), mendefinisikan perencanaan strategis sebagai sebuah usaha yang didisiplinkan untuk menghasilkan keputusan-keputusan fundamental dan tindakan penting yang membentuk dan memandu bagaimana menjadi suatu organisasi, apa yang dilakukan organisasi dan mengapa organisasi melakukan tindakan tersebut. Untuk menghasilkan perencanaan strategis yang terbaik, organisasi harus mampu mengumpulkan informasi secara luas, eksplorasi alternatif dan menekankan implikasi masa depan atas keputusan yang diambil sekarang. Perencanaan strategis dapat memfasilitasi komunikasi dan partisipasi, mengakomodasi kepentingan dan nilai yang berbeda, dan membantu membuat keputusan secara tertib dan berhasil dalam mengimplimentasikan keputusan.
Dalam penerapannya perencanaan strategis dapat digunakan pada bidang-bidang:
1. Lembaga publik, departemen, atau devisi penting dalam suatu organisasi;
2. Pemerintahan, baik dari tingkat pusat, propinsi, maupun kabupaten/kota;
3. Organisasi nirlaba yang memberikan pelayanan publik;
4. Fungsi-fungsi khusus yang menjembatani kepentingan pemerintah dalam pelayanan kepada masyarakat, seperti kesehatan, transportasi maupun pendidikan;
5. Orgnisasi-organisasi kemasyarakatan (NGO).
Perbedaan antara perencanaan strategis dengan perencanaan jangka panjang yang sementara kita kenal, di antaranya:
Pertama, kalau perencanaan jangka panjang menfokuskan perbaikan/peningkatan kinerja organisasi melalui pencapaian sasaran atau tujuan dan menjabarkannya ke dalam program dan anggaran, sedang perencanaan strategis lebih menfokuskan kepada pengidentifikasian dan pemecahan isu-isu.
Kedua, dalam perencanaan jangka panjang, para perencana cenderung menganggap bahwa kecenderungan masa kini akan berlanjut hingga masa depan, sedang perencana strategis memperkirakan kecenderungan baru, diskontinuitas dan pelbagai kejutan perubahan yang mungkin akan terjadi. Oleh karenanya dalam perencanaan strategis, penilaian terhadap lingkungan eksternal dan internal sangat ditekankan.
Ketiga, para perencana strategis lebih baik dalam merumuskan visi yang diidealkan bagi organisasi, yang kita sebut sebagai “Visi Keberhasilan” (Taylor, 1984) dan mengusahakan bagaimana mencapinya. Sedang dalam perencanaan jangka panjang keadaan masa depan yang diinginkan cenderung merupakan ekstrapolasi garis lurus mengenai keadaan sekarang, yang dituangkan dalam pernyataan tujuan yang merupakan proyeksi atas kecenderungan yang akan terjadi.
Keempat, para perencana jangka panjang cenderung mengasumsikan masa depan yang paling mungkin, dan kemudian mundur guna merencanakan urutan keputusan dan tindakan yang diperlukan untuk menjangkau masa depan yang diinginkan. Sedang perencanaan strategis lebih banyak berorientasi pada tindakan (action oriented). Perencana strategis biasanya mempertimbangkan suatu masa depan yang mungkin dan menfokuskan pada implikasi keputusan dan tindakan masa sekarang sehubungan dengan rentang tersebut.
B. Manfaat Perencanaan Strategis
Banyak alasan yang dikemukakan oleh suatu organisasi sehingga menyelenggarakan perencanaan strategis. Organisasi kita menghadapi banyak tuntutan yang saling berbenturan, maka kita memerlukan suatu proses untuk menetapkan prioritas. Kebangkrutan suatu organisasi dapat dihindari apabila kita mampu memikirkan ulang cara kita menjalankan organisasi. Organisasi kita dikelilingi banyak kompetitor yang kita tidak mampu mencegahnya agar tidak tumbuh, oleh karenanya agar kita tetap eksis dan terus berkembang kita harus mempunyai strategi yang jitu memenangkan kompetisi. Organisasi kita pada bagian ‘X’ mengalami sakit, kita harus dapat menjadi dokter yang mampu melakukan diognisis secara tepat dan memberikan obat yang menyembuhkan, dsb.
Dari berbagai gambaran persoalan yang mungkin dihadapi organisasi kita seperti tersebut di atas, maka perencanaan strategis diyakini dapat membantu organisasi:
1. Berfikir secara strategis dan mengembangkan strategi-strategi yang efektif;
2. Memperjelas arah masa depan organisasi
3. Menciptakan prioritas diantara keterbatas sumber daya dan tindakan kita;
4. Membuat keputusan sekarang dengan mempertimbangkan konsekunsi masa depan;
5. Mengembangkan landasan yang koheren dan kokoh bagi pengambilan keputusan;
6. Menggunakan keleluasaan secara maksimum dalam bidang-bidang yang berada di bawah kontrol organisasi;
7. Membuat keputusan yang melintasi tingkat dan fungsi;
8. Memecahkan masalah utama organisasi;
9. Memperbaiki kinerja organisasi;
10. Menangani keadaan yang berubah dengan cepat secara efektif
11. Membangun kerja kelompok dan keahlian.
DELAPAN LANGKAH PENDEKATAN PERENCANAAN STRATEGIS
Kata Kunci :
Perencanaan strategis hanya akan bermanfaat apabila melalui proses perencanaan strategis ini mampu membentuk kemampuan berfikir dan bertindak secara strategis bagi orang-orang penting pengambil keputusan dalam suatu organisasi.
Perencanaan strategis bukanlah tujuan dalam perencanaan strategis itu sendiri, karena perencanaan strategis hanyalah merupakan kumpulan konsep untuk membantu para pemimpin membuat keputusan penting dan melakukan tindakan penting bagi keberlangsungan dan kejayaan organisasi.
Delapan Langkah Perencanaan Strategis:
1. Memprakarsai dan menyepakati suatu proses perencanaan strategis;
2. Mengidentifikasi mandat organisasi;
3. Memperjelas misi dan nilai-nilai organisasi;
4. Menilai lingkungan eksternal: peluang dan ancaman;
5. Menilai lingkungan internal: kekuatan dan kelemahan;
6. Mengidentifikasi isu strategis yang dihadapi organisasi;
7. Merumuskan strategi untuk mengelola isu-isu;
8. Menciptakan visi organisasi yang efektif bagi masa depan.
Langkah 1: Memprakarsai dan menyepakati suatu Proses Perencanaan Strategis
Pada langkah ini merupakan langkah menegosiasikan kesepakatan untuk menyelenggarakan perencanaan strategis dengan orang-orang penting pembuat keputusan (decision makers) atau pembentuk opini (opinions leaders) dan para stakeholder baik internal maupun eksternal. Dukungan dan komitmen mereka merupakan hal yang sangat penting jika perencanaan strategis ingin berhasil. Keterlibatan orang-orang penting di luar organisasi adakalanya sangat krusial jika dalam implementasinya melibatkan banyak pihak di luar organisasi.
Dalam tahap inilah dibentuk kelompok pemrakarsa, yang salah satu tugasnya menetapkan secara tepat siapa saja yang tergolong orang-orang penting pembuat keputusan. Tugas berikutnya adalah menetapkan orang, kelompok, unit atau organisasi manakah yang harus dilibatkan dalam penyusunan perencanaan strategis ini.
Selanjutnya dalam kesepakatan ini harus mencakup: maksud upaya perencanaan; langkah-langkah yang dilalui dalam proses; bentuk dan jadwal pembuatan laporan; peran, fungsi dan keanggotaan suatu kelompok atau komite yang berwenang mengawasi upaya tersebut; peran, fungsi dan keanggotaan tim perencana strategis; dan komitmen sumber daya yang diperlukan bagi keberhasilan perencanaan strategis.
Langkah 2: Memperjelas Mandat Organisasi
Mandat formal dan mandat informal yang berada pada suatu organisasi merupakan keharusan yang dihadapi. Mandat formal adalah tugas dan fungsi dari suatu organisasi yang tercantum dalam undang-undang, peraturan-peraturan, piagam, pasal-pasal ataupun perjanjian-perjanjian yang mengikat dalam surat keputusan. Mandat informal adalah norma-norma yang menjadi pegangan beroperasinya organisasi yang tidak kalah mengikatnya.
Langkah 3: Memperjelas Misi dan Nilai-nilai
Misi organisasi, yang berkaitan erat dengan mandat yang harus dilaksanakan, merupakan deskripsi tentang apa-apa yang harus dilakukan dalam rangka mengemban mandat organisasi. Rumusan misi harus dapat menjawab enam pertanyaan:
1. Siapakah kita ini sebagai organisasi (komunitas)?
2. Secara umum, kebutuhan dasar sosial dan atau politik apa yang akan organisasi kita penuhi?
3. Secara umum, bagaimana kita bekerja untuk mengantisipasi dan merespon kebutuhan-kebutuhan di atas?
4. Bagaimana kita harus memberikan respon terhadap stakeholder kunci?
5. Apa filosofi dan nilai-nilai inti kita? (menentukan integritas organisasi)
6. Apa yang membuat organisasi kita unik/beda dengan organisasi yang lain?
Misi harus dirumuskan melalui diskusi yang panjang dengan melibatkan para stakeholder, sehingga diperoleh rumusan yang komprehensif.
Nilai-nilai dimaksud dalam hal ini adalah norma-norma yang tumbuh dan berkembang serta dipelihara yang menjadi spirit organisasi dalam melaksanakan fungsinya, misal kejujuran, demokratis, keterbukaan/transparansi, tanggung jawab, dsb.
Langkah 4: Menilai Lingkungan Eksternal
Menilai lingkungan eksternal adalah tindakan mengeksplorasi lingkungan di luar organisasi untuk mengindetifikasi peluang dan ancaman. Lingkungan eksternal merupakan faktor-faktor yang diluar kontrol organisasi, meliputi kecenderungan politik, ekonomi, sosial budaya dan teknologi (PEST), kelompok masyarakat yang harus dilayani, dan pesaing (competitor). Anggota-anggota majelis sekolah yang berasal dari luar sekolah, misal asosiasi profesi, praktisi industri pada umumnya lebih tajam dalam menilai faktor eksternal.
Langkah 5: Minilai Lingkungan Internal
Menilai lingkungan internal adalah upaya mengenali kekuatan dan kelemahan yang ada dalam organisasi. Kita dapat mengenalinya dari sumber daya (inputs), strategi yang dijalankan sekarang (process), dan kinerja (outputs).
Langkah 6: Mengidentifikasi Isu Strategis
Mengidentifikasi isu merupakan langkah yang sangat penting guna mengetahui persoalan kritis yang sesungguhnya dihadapi organisasi. Dengan mempertimbangkan mandat, misi dan nilai, kekuatan dan kelemahan internal, peluang dan ancaman eksternal akan dapat kita identifikasi persoalan kritis organisasi. Pernyataan isu strategis harus mengandung tiga unsur: Pertama, isu harus disajikan dengan ringkas, cukup satu paragrap dan disajikan dalam kalimat tanya. Kedua, faktor yang menyebabkan sesuatu isu menjadi persoalan kebijakan penting harus didaftar, yang mencakup aspek mandat, misi, nilai-nilai, kekuatan dan kelemahan, peluang dan ancaman. Ketiga, konsekuensi kegagalan dalam menghadapi isu harus merupakan taruhan hidup dan matinya organisasi.
Ada tiga pendekatan dasar untuk mengenali isu strategis: pendekatan langsung (direct approach), pendekatan sasaran (goals approach) dan pendekatan visi keberhasilan (vision of success). Pendekatan langsung, merupakan proses mengidentifikasi isu dengan cara meruntut dari uraian mandat, misi dan analisis SWOT, sehingga dirumuskan isu strategis organisasi. Pendekatan ini akan sangat baik apabila tidak ada kesepakatan sasaran sebelumnya, tidak ada visi keberhasilan dan tidak ada otoritas hirarkhi yang memaksakan sasaran. Pendekatan ini juga amat baik untuk menghadapi lingkungan yang sangat bergolak. Pendekatan sasaran, lebih sejalan dengan teori perencanaan konvensional, yang menetapkan bahwa organisasi harus menetapkan sasaran dan tujuan bagi dirinya, kemudian mengembangkan strategi untuk mencapainya. Pendekatan visi keberhasilan, dalam pendekatan ini organisasi mengembangkan suatu gambar yang terbaik atau ideal mengenai dirinya sendiri di masa depan sebagai organisasi yang sangat berhasil mewujudkan misinya. Sehingga isu strategis sebagai diskripsi tentang bagaimana organisasi harus beralih dari jalannya sekarang, menuju bagaimana organisasi akan memandang dan berjalan sesuai dengan visinya.
Langkah 7: Merumuskan Strategi untuk Mengelola Isu-isu
Strategi didiefinisikan sebagai pola tujuan, kebijakan, program, tindakan, keputusan atau alokasi sumber daya yang menegaskan bagaimana organisasi, apa yang dikerjakan organisasi, dan mengapa organisasi harus melakukan hal tersebut. Strategi dapat berbeda-beda karena kerangka tingkat, fungsi dan waktu.
Pengembangan strategi dimulai dengan identifikasi alternatif praktis, dan impian atau visi untuk memecahkan isu strategis. Selanjutnya, kita memerinci hambatan yang kemungkinan dihadapi untuk mencapai alternatif, impian atau visi tersebut. Setelah identifikasi alternatif, impian atau visi bersama-sama dengan hambatan tersusun, langkah berikutnya kita mengembangkan usulan pokok untuk mencapai alternatif, impian atau visi secara langsung atau tidak langsung dengan cara mengatasi hambatan. Setelah usulan utama diajukan, kemudian kita mengidentifikasi tindakan-tindakan yang diperlukan dalam dua hingga tiga atau empat/lima tahun mendatang. Terakhir kita menyusun program kerja yang terperinci untuk setiap tahunnya.
Strategi yang efektif harus memenuhi beberapa kriteria: pertama, secara teknis strategi harus dapat bekerja (dilaksanakan) untuk menghadapi isu strategis; kedua, secara politis dapat diterima oleh para stakeholder kunci; dan ketiga, strategi harus menjadi etika, moral dan hukum organisasi.
Langkah 8: Menciptakan Visi Organisasi yang Efektif untuk Masa Depan
Langkah terakhir dalam proses perencanaan strategis adalah mengembangkan deskripsi mengenai bagaimana seharusnya organisasi itu sehingga berhasil mengimplementasikan strateginya dan mencapai seluruh potensinya. Deskripsi inilah yang disebut “Visi Keberhasilan” organisasi. Secara khusus yang termasuk dalam deskripsi ini adalah misi organisasi, strategi dasarnya, kriteria kinerjanya, beberapa aturan keputusan penting, dan standar etika yang diharapkan oleh seluruh pegawai.
Visi keberhasilan harus singkat – tidak lebih dari beberapa halaman – dan memberi ilham. Orang-orang diilhami oleh visi yang jelas dan kuat yang disampaikan dengan penuh keyakinan. Jadi, visi itu menfokus kepada masa depan yang lebih baik, mendorong harapan dan impian, menarik nilai-nilai umum, menyatakan hasil yang positif, menekankan kekuatan kelompok yang bersatu, mengemukakan entusiasme dan kegembiraan.
Sumber:
Bryson John M.: Strategic Planning For Publik and Non Profit Organizations, San Francisco, Jossey-Bass Publisher, 1995
A. Latar Belakang
Kita dapat membagi kelompok masyarakat dalam tiga golongan besar: negara (state), pasar (market) dan masyarakat sipil (civil society). Masing-masing golongan memiliki visi tentang masa depan masyarakat (kehidupan) sesuai dengan nilai yang dianutnya. Dari ketiga kelompok di atas negara dan pasar memainkan peranan yang relatif dominan dalam menentukan masa depan masyarakat, sementara kelompok ketiga kurang dominan. Faktor yang menentukan adalah kemampuan dalam merumuskan visi dan misi yang dimilikinya, atau kemampuan menyusun perencanaan strategis (strategic planning).
Perencanaan strategis, perkembangan sekarang ini telah menjadi mode dalam perencanaan, tidak hanya pada dunia militer (sebagai pengguna pemula), akan tetapi telah dipakai oleh para pelaku bisnis dan pemerintahan. Tidak kalah pentingnya bagi organisasi sosial, keagamaan dan lembaga swadaya masyarakat, perencanaan strategis juga akan sangat bermanfaat dalam upaya memainkan peran dan memberikan kontribusi bagi penentuan masa depan masyarakat.
Strategis berasal dari kata Yunani strategos, yang berarti “general set of maneuvers carried out to overcome a enemy during combat”. Penerapan perencanaan strategis pada dunia bisnis dan pemerintahan, didasari atas adanya tuntutun bagi setiap organisasi untuk memelihara agar tetap berada pada posisi yang strategis di tengah situasi lingkungan yang terus-menerus berubah dan penuh dengan ketidakpastian. Kemampuan membaca peluang dan memahami ancaman eksternal, serta mengetahui kekuatan dan kelemahan internal merupakan prasarat bagi setiap organisasi dalam menjaga posisi strategisnya agar tetap eksis dan terus berkembang merespon tuntutan kebutuhan yang ada.
Jika pada perencanaan paradigma lama (perencanaan jangka panjang) suatu organisasi akan berangkat dari penetapan tujuan jangka panjang, dan berdasar tujuan tersebut segenap daya dikelola untuk mencapainya, maka dalam perencanaan strategis memiliki logika yang berbeda. Dalam perencanaan strategis kita berangkat dari mandat, misi dan nilai-nilai yang menjadi dasar organisasi untuk berkembang dan menentukan visi organisasi di masa depan.
Lembaga pendidikan, terlebih lembaga pendidikan menengah kejuruan, yang bertugas menyelenggarakan pendidikan kejuruan dalam rangka menghasilkan tamatan yang siap kerja pada suatu bidang keahlian tertentu, dituntut untuk secara terus menerus mengikuti tuntutan kebutuhan yang terus berkembang dan berubah, yang berkaitan dengan ketenagakerjaan. Artinya lembaga pendidikan menengah kejuruan relatif lebih dinamis dan diversifikatif dibanding pendidikan menengah umum. Oleh karenanya para pengelola pendidikan menengah kejuruan harus cerdas, proaktif, responsive, adaptif dan produktif.
A. Peran Perencanaan Strategis
Apakah yang dimaksud dengan perencanaan strategis? Olsen dan Eadie (1982, hal 4), mendefinisikan perencanaan strategis sebagai sebuah usaha yang didisiplinkan untuk menghasilkan keputusan-keputusan fundamental dan tindakan penting yang membentuk dan memandu bagaimana menjadi suatu organisasi, apa yang dilakukan organisasi dan mengapa organisasi melakukan tindakan tersebut. Untuk menghasilkan perencanaan strategis yang terbaik, organisasi harus mampu mengumpulkan informasi secara luas, eksplorasi alternatif dan menekankan implikasi masa depan atas keputusan yang diambil sekarang. Perencanaan strategis dapat memfasilitasi komunikasi dan partisipasi, mengakomodasi kepentingan dan nilai yang berbeda, dan membantu membuat keputusan secara tertib dan berhasil dalam mengimplimentasikan keputusan.
Dalam penerapannya perencanaan strategis dapat digunakan pada bidang-bidang:
1. Lembaga publik, departemen, atau devisi penting dalam suatu organisasi;
2. Pemerintahan, baik dari tingkat pusat, propinsi, maupun kabupaten/kota;
3. Organisasi nirlaba yang memberikan pelayanan publik;
4. Fungsi-fungsi khusus yang menjembatani kepentingan pemerintah dalam pelayanan kepada masyarakat, seperti kesehatan, transportasi maupun pendidikan;
5. Orgnisasi-organisasi kemasyarakatan (NGO).
Perbedaan antara perencanaan strategis dengan perencanaan jangka panjang yang sementara kita kenal, di antaranya:
Pertama, kalau perencanaan jangka panjang menfokuskan perbaikan/peningkatan kinerja organisasi melalui pencapaian sasaran atau tujuan dan menjabarkannya ke dalam program dan anggaran, sedang perencanaan strategis lebih menfokuskan kepada pengidentifikasian dan pemecahan isu-isu.
Kedua, dalam perencanaan jangka panjang, para perencana cenderung menganggap bahwa kecenderungan masa kini akan berlanjut hingga masa depan, sedang perencana strategis memperkirakan kecenderungan baru, diskontinuitas dan pelbagai kejutan perubahan yang mungkin akan terjadi. Oleh karenanya dalam perencanaan strategis, penilaian terhadap lingkungan eksternal dan internal sangat ditekankan.
Ketiga, para perencana strategis lebih baik dalam merumuskan visi yang diidealkan bagi organisasi, yang kita sebut sebagai “Visi Keberhasilan” (Taylor, 1984) dan mengusahakan bagaimana mencapinya. Sedang dalam perencanaan jangka panjang keadaan masa depan yang diinginkan cenderung merupakan ekstrapolasi garis lurus mengenai keadaan sekarang, yang dituangkan dalam pernyataan tujuan yang merupakan proyeksi atas kecenderungan yang akan terjadi.
Keempat, para perencana jangka panjang cenderung mengasumsikan masa depan yang paling mungkin, dan kemudian mundur guna merencanakan urutan keputusan dan tindakan yang diperlukan untuk menjangkau masa depan yang diinginkan. Sedang perencanaan strategis lebih banyak berorientasi pada tindakan (action oriented). Perencana strategis biasanya mempertimbangkan suatu masa depan yang mungkin dan menfokuskan pada implikasi keputusan dan tindakan masa sekarang sehubungan dengan rentang tersebut.
B. Manfaat Perencanaan Strategis
Banyak alasan yang dikemukakan oleh suatu organisasi sehingga menyelenggarakan perencanaan strategis. Organisasi kita menghadapi banyak tuntutan yang saling berbenturan, maka kita memerlukan suatu proses untuk menetapkan prioritas. Kebangkrutan suatu organisasi dapat dihindari apabila kita mampu memikirkan ulang cara kita menjalankan organisasi. Organisasi kita dikelilingi banyak kompetitor yang kita tidak mampu mencegahnya agar tidak tumbuh, oleh karenanya agar kita tetap eksis dan terus berkembang kita harus mempunyai strategi yang jitu memenangkan kompetisi. Organisasi kita pada bagian ‘X’ mengalami sakit, kita harus dapat menjadi dokter yang mampu melakukan diognisis secara tepat dan memberikan obat yang menyembuhkan, dsb.
Dari berbagai gambaran persoalan yang mungkin dihadapi organisasi kita seperti tersebut di atas, maka perencanaan strategis diyakini dapat membantu organisasi:
1. Berfikir secara strategis dan mengembangkan strategi-strategi yang efektif;
2. Memperjelas arah masa depan organisasi
3. Menciptakan prioritas diantara keterbatas sumber daya dan tindakan kita;
4. Membuat keputusan sekarang dengan mempertimbangkan konsekunsi masa depan;
5. Mengembangkan landasan yang koheren dan kokoh bagi pengambilan keputusan;
6. Menggunakan keleluasaan secara maksimum dalam bidang-bidang yang berada di bawah kontrol organisasi;
7. Membuat keputusan yang melintasi tingkat dan fungsi;
8. Memecahkan masalah utama organisasi;
9. Memperbaiki kinerja organisasi;
10. Menangani keadaan yang berubah dengan cepat secara efektif
11. Membangun kerja kelompok dan keahlian.
DELAPAN LANGKAH PENDEKATAN PERENCANAAN STRATEGIS
Kata Kunci :
Perencanaan strategis hanya akan bermanfaat apabila melalui proses perencanaan strategis ini mampu membentuk kemampuan berfikir dan bertindak secara strategis bagi orang-orang penting pengambil keputusan dalam suatu organisasi.
Perencanaan strategis bukanlah tujuan dalam perencanaan strategis itu sendiri, karena perencanaan strategis hanyalah merupakan kumpulan konsep untuk membantu para pemimpin membuat keputusan penting dan melakukan tindakan penting bagi keberlangsungan dan kejayaan organisasi.
Delapan Langkah Perencanaan Strategis:
1. Memprakarsai dan menyepakati suatu proses perencanaan strategis;
2. Mengidentifikasi mandat organisasi;
3. Memperjelas misi dan nilai-nilai organisasi;
4. Menilai lingkungan eksternal: peluang dan ancaman;
5. Menilai lingkungan internal: kekuatan dan kelemahan;
6. Mengidentifikasi isu strategis yang dihadapi organisasi;
7. Merumuskan strategi untuk mengelola isu-isu;
8. Menciptakan visi organisasi yang efektif bagi masa depan.
Langkah 1: Memprakarsai dan menyepakati suatu Proses Perencanaan Strategis
Pada langkah ini merupakan langkah menegosiasikan kesepakatan untuk menyelenggarakan perencanaan strategis dengan orang-orang penting pembuat keputusan (decision makers) atau pembentuk opini (opinions leaders) dan para stakeholder baik internal maupun eksternal. Dukungan dan komitmen mereka merupakan hal yang sangat penting jika perencanaan strategis ingin berhasil. Keterlibatan orang-orang penting di luar organisasi adakalanya sangat krusial jika dalam implementasinya melibatkan banyak pihak di luar organisasi.
Dalam tahap inilah dibentuk kelompok pemrakarsa, yang salah satu tugasnya menetapkan secara tepat siapa saja yang tergolong orang-orang penting pembuat keputusan. Tugas berikutnya adalah menetapkan orang, kelompok, unit atau organisasi manakah yang harus dilibatkan dalam penyusunan perencanaan strategis ini.
Selanjutnya dalam kesepakatan ini harus mencakup: maksud upaya perencanaan; langkah-langkah yang dilalui dalam proses; bentuk dan jadwal pembuatan laporan; peran, fungsi dan keanggotaan suatu kelompok atau komite yang berwenang mengawasi upaya tersebut; peran, fungsi dan keanggotaan tim perencana strategis; dan komitmen sumber daya yang diperlukan bagi keberhasilan perencanaan strategis.
Langkah 2: Memperjelas Mandat Organisasi
Mandat formal dan mandat informal yang berada pada suatu organisasi merupakan keharusan yang dihadapi. Mandat formal adalah tugas dan fungsi dari suatu organisasi yang tercantum dalam undang-undang, peraturan-peraturan, piagam, pasal-pasal ataupun perjanjian-perjanjian yang mengikat dalam surat keputusan. Mandat informal adalah norma-norma yang menjadi pegangan beroperasinya organisasi yang tidak kalah mengikatnya.
Langkah 3: Memperjelas Misi dan Nilai-nilai
Misi organisasi, yang berkaitan erat dengan mandat yang harus dilaksanakan, merupakan deskripsi tentang apa-apa yang harus dilakukan dalam rangka mengemban mandat organisasi. Rumusan misi harus dapat menjawab enam pertanyaan:
1. Siapakah kita ini sebagai organisasi (komunitas)?
2. Secara umum, kebutuhan dasar sosial dan atau politik apa yang akan organisasi kita penuhi?
3. Secara umum, bagaimana kita bekerja untuk mengantisipasi dan merespon kebutuhan-kebutuhan di atas?
4. Bagaimana kita harus memberikan respon terhadap stakeholder kunci?
5. Apa filosofi dan nilai-nilai inti kita? (menentukan integritas organisasi)
6. Apa yang membuat organisasi kita unik/beda dengan organisasi yang lain?
Misi harus dirumuskan melalui diskusi yang panjang dengan melibatkan para stakeholder, sehingga diperoleh rumusan yang komprehensif.
Nilai-nilai dimaksud dalam hal ini adalah norma-norma yang tumbuh dan berkembang serta dipelihara yang menjadi spirit organisasi dalam melaksanakan fungsinya, misal kejujuran, demokratis, keterbukaan/transparansi, tanggung jawab, dsb.
Langkah 4: Menilai Lingkungan Eksternal
Menilai lingkungan eksternal adalah tindakan mengeksplorasi lingkungan di luar organisasi untuk mengindetifikasi peluang dan ancaman. Lingkungan eksternal merupakan faktor-faktor yang diluar kontrol organisasi, meliputi kecenderungan politik, ekonomi, sosial budaya dan teknologi (PEST), kelompok masyarakat yang harus dilayani, dan pesaing (competitor). Anggota-anggota majelis sekolah yang berasal dari luar sekolah, misal asosiasi profesi, praktisi industri pada umumnya lebih tajam dalam menilai faktor eksternal.
Langkah 5: Minilai Lingkungan Internal
Menilai lingkungan internal adalah upaya mengenali kekuatan dan kelemahan yang ada dalam organisasi. Kita dapat mengenalinya dari sumber daya (inputs), strategi yang dijalankan sekarang (process), dan kinerja (outputs).
Langkah 6: Mengidentifikasi Isu Strategis
Mengidentifikasi isu merupakan langkah yang sangat penting guna mengetahui persoalan kritis yang sesungguhnya dihadapi organisasi. Dengan mempertimbangkan mandat, misi dan nilai, kekuatan dan kelemahan internal, peluang dan ancaman eksternal akan dapat kita identifikasi persoalan kritis organisasi. Pernyataan isu strategis harus mengandung tiga unsur: Pertama, isu harus disajikan dengan ringkas, cukup satu paragrap dan disajikan dalam kalimat tanya. Kedua, faktor yang menyebabkan sesuatu isu menjadi persoalan kebijakan penting harus didaftar, yang mencakup aspek mandat, misi, nilai-nilai, kekuatan dan kelemahan, peluang dan ancaman. Ketiga, konsekuensi kegagalan dalam menghadapi isu harus merupakan taruhan hidup dan matinya organisasi.
Ada tiga pendekatan dasar untuk mengenali isu strategis: pendekatan langsung (direct approach), pendekatan sasaran (goals approach) dan pendekatan visi keberhasilan (vision of success). Pendekatan langsung, merupakan proses mengidentifikasi isu dengan cara meruntut dari uraian mandat, misi dan analisis SWOT, sehingga dirumuskan isu strategis organisasi. Pendekatan ini akan sangat baik apabila tidak ada kesepakatan sasaran sebelumnya, tidak ada visi keberhasilan dan tidak ada otoritas hirarkhi yang memaksakan sasaran. Pendekatan ini juga amat baik untuk menghadapi lingkungan yang sangat bergolak. Pendekatan sasaran, lebih sejalan dengan teori perencanaan konvensional, yang menetapkan bahwa organisasi harus menetapkan sasaran dan tujuan bagi dirinya, kemudian mengembangkan strategi untuk mencapainya. Pendekatan visi keberhasilan, dalam pendekatan ini organisasi mengembangkan suatu gambar yang terbaik atau ideal mengenai dirinya sendiri di masa depan sebagai organisasi yang sangat berhasil mewujudkan misinya. Sehingga isu strategis sebagai diskripsi tentang bagaimana organisasi harus beralih dari jalannya sekarang, menuju bagaimana organisasi akan memandang dan berjalan sesuai dengan visinya.
Langkah 7: Merumuskan Strategi untuk Mengelola Isu-isu
Strategi didiefinisikan sebagai pola tujuan, kebijakan, program, tindakan, keputusan atau alokasi sumber daya yang menegaskan bagaimana organisasi, apa yang dikerjakan organisasi, dan mengapa organisasi harus melakukan hal tersebut. Strategi dapat berbeda-beda karena kerangka tingkat, fungsi dan waktu.
Pengembangan strategi dimulai dengan identifikasi alternatif praktis, dan impian atau visi untuk memecahkan isu strategis. Selanjutnya, kita memerinci hambatan yang kemungkinan dihadapi untuk mencapai alternatif, impian atau visi tersebut. Setelah identifikasi alternatif, impian atau visi bersama-sama dengan hambatan tersusun, langkah berikutnya kita mengembangkan usulan pokok untuk mencapai alternatif, impian atau visi secara langsung atau tidak langsung dengan cara mengatasi hambatan. Setelah usulan utama diajukan, kemudian kita mengidentifikasi tindakan-tindakan yang diperlukan dalam dua hingga tiga atau empat/lima tahun mendatang. Terakhir kita menyusun program kerja yang terperinci untuk setiap tahunnya.
Strategi yang efektif harus memenuhi beberapa kriteria: pertama, secara teknis strategi harus dapat bekerja (dilaksanakan) untuk menghadapi isu strategis; kedua, secara politis dapat diterima oleh para stakeholder kunci; dan ketiga, strategi harus menjadi etika, moral dan hukum organisasi.
Langkah 8: Menciptakan Visi Organisasi yang Efektif untuk Masa Depan
Langkah terakhir dalam proses perencanaan strategis adalah mengembangkan deskripsi mengenai bagaimana seharusnya organisasi itu sehingga berhasil mengimplementasikan strateginya dan mencapai seluruh potensinya. Deskripsi inilah yang disebut “Visi Keberhasilan” organisasi. Secara khusus yang termasuk dalam deskripsi ini adalah misi organisasi, strategi dasarnya, kriteria kinerjanya, beberapa aturan keputusan penting, dan standar etika yang diharapkan oleh seluruh pegawai.
Visi keberhasilan harus singkat – tidak lebih dari beberapa halaman – dan memberi ilham. Orang-orang diilhami oleh visi yang jelas dan kuat yang disampaikan dengan penuh keyakinan. Jadi, visi itu menfokus kepada masa depan yang lebih baik, mendorong harapan dan impian, menarik nilai-nilai umum, menyatakan hasil yang positif, menekankan kekuatan kelompok yang bersatu, mengemukakan entusiasme dan kegembiraan.
Sumber:
Bryson John M.: Strategic Planning For Publik and Non Profit Organizations, San Francisco, Jossey-Bass Publisher, 1995
RSS Feed